理想に近い診察予約・電子カルテ連携を実現

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カルテID連携の導入で、理想に近いシステム連携ができるようになりました

1999年から東京都豊島区にて開業されている鈴木眼科クリニック。最新の眼科機器を整え、日帰り白内障手術を行うなど地域の方々へ最良の医療を提供することをモットーに日々診療にあたられています。今回の導入事例では、導入の経緯から電子カルテとの連携も含めた3Bees活用について、院長の鈴木参郎助先生にお話を伺いました。

3Beesの次回受診目安票を目にして、これはいけると思いました。

── まずは、導入の経緯を教えてください。

3Beesに興味を持ったきっかけは、Beeメッセージの次回受診目安票です。実は、それまで他社の予約システムを使っていたんですが、次回受診目安票に相当するものをわざわざカスタマイズして作ってもらって使っていました。このときのシステムでは、リライト印刷できる診察券を導入して、診察券に次回受診の予定を印刷して患者さんにお持ちいただくという仕組みでした。でも、リライト印刷のプリンタを使うにつれ、経年劣化で印字がだんだん汚くなってきて。それで、診察券に印字をするのはちょっと難しいかなと思っていたんです。そのころに3Beesの次回受診目安票を目にして、これだったら使えそうかなと思いました。

──先生ご自身で既存の予約システムをカスタマイズしてまで次回受診目安票のようなものを使われたのには、どういうきっかけがあったんですか？

やっぱり口頭で患者さんに言っても、患者さんは忘れちゃうんです。とくに眼科の場合、3カ月後とか半年後、1年後という形で間があいてしまうことが多くて、忘れずに来ていただくのは難しい。でも、緑内障の患者さんなど、疾患によっては放置して悪化すると回復が難しくなる場合もあるんですね。あと、この近辺はお年寄りが多いので、日時指定の予約にすると患者さんが混乱しそうということもあり、緩い形での次回受診目安がやりたいなと。

──興味深いお話ですね。使用されていたリライト印刷の診察券は、どのぐらいの耐久性があったんですか？

カード自体は500回ぐらいリライトできるというお話でしたが、実際は印刷機のほうにも寿命があり、だんだん印字が汚くなってしまいました。カードを新しいのに替えればまたしばらくは綺麗に印字されるんですが、カードの費用も馬鹿にならなくて。それで、診察券に印刷するのはやめて、目安票の紙を患者さんに渡すのでもいいかなと。リライトの診察券は予約システムともセットになっていたので、思い切って予約システムも含めて変えてみようかと考えました。

システム連携の問題を解決するため、思い切ってシステムを全体的に切り替えることにしました。

──リライト式の診察券はカスタマイズして作られたとのことですが、初期費用も相当かかったと思います。そういったコスト面について、心理的なハードルはなかったですか？

カスタマイズには180万円ぐらいかかり、このシステムを4年ぐらい使ったことになります。もともと5年リースの契約で、初期費用についても5年で償却するイメージでしたからそれほど心理的な負担はなかったです。また、ちょうど同じ時期に電子カルテも変えたというのも、システム切り替えの後押しになりました。

──以前使用されていた電子カルテはどうだったのですか？

以前使用してたシステムは、5年使用して更新するときに数百万円かかったんですよ。それでも1回は更新したんですが、今度電子カルテを交換するときはお金のかからないものにしたいなと思っていました。あとは、もともとMac派だったのでMacで動くものにしたかったというのもあります。それで、Macで動く電子カルテシステムをいくつか調べ、WINE STYLEが良さそうだと。でもWINE STYLEを使うとなると、レセコンはORCAを使用することになります。一方で、ORCAと既存予約システムの接続に機能上の制限があり、頭を悩ませていました。そういったいくつかのシステムの不満点や接続の問題があり、リースの期限も近づいているということで、思い切ってシステムを全体的に切り替えることにしました。

Bee診察予約がORCAと接続できるようになり、理想に近いシステム連携を実現できました。

──3Beesを使われてみていかがでしたか？　Bee診察予約とBeeメッセージを早い段階からお試しいただいていましたが。

3Beesの機能で「これは使えるな」と思ったのは、やっぱりカルテID連携の導入が大きかったですね。Bee診察予約がORCAと接続できるようになり、理想に近いシステム連携を実現できるようになりました。

──患者さんが来院されたとき、カルテID連携でチェックインするとその情報がORCAに自動で接続され、そこから電子カルテ（WINE STYLE）にも自動で接続する形ですね。その他、よく使われるワークフローとしては、Beeメッセージから次回受診目安票を出力されるということでしょうか？

うちの場合、視野検査や白内障、小さな手術等では予約を使いますが、それ以外は次回受診目安票のような緩い形での受診のご案内がほとんどになります。僕が目安票を出すとき、「この次は視野検査」といった情報を印字して受付に渡します。すると、その日のうちに患者さんが次回受診日を決められるときには、受付のほうで予約してもらって予約票をお渡しして、患者さんが決められないようだったら次回受診目安票を持って帰ってもらって、電話で予約していただくという流れです。